Tecnologias de la Informacion y Comunicaciones en las Secciones de Credito de las Cooperativas

Aplicar las Tecnologías de la información y comunicaciones (Tic´s) ha sido y será imprescindible para incrementar la competitividad y la productividad de las empresas. La gran banca fue un sector pionero en informatizar su negocio. Grandes sistemas hardware y miles de líneas de código movían las cuentas y operaciones de sus clientes. Frente a estas fuertes inversiones, las Secciones pequeñas y disgregadas eran incapaces de cubrir estos costos (provincialmente hubo algún intento fracasado de aglutinar su informática).

Tecnologías de la Información y Comunicaciones en las Secciones de Crédito de las Cooperativas

La ley de Sociedades Cooperativas de España (Ley 27/1999) en su artículo 5. expone: “ Las cooperativas de cualquier clase excepto las de crédito, podrán tener, si sus Estatutos lo prevén, una Sección de crédito, sin personalidad jurídica independiente de la cooperativa de la que forma parte, limitando sus operaciones activas y pasivas a la propia cooperativa y a sus socios.

Operativa

Los socios de la Cooperativa utilizan los servicios de la Sección de Crédito como auténticos bancos, con la única imposibilidad de enlazar directamente con el sistema bancario español. Los productos habituales son: cuentas de ahorro, cuentas corrientes e imposiciones a plazo fijo. Estos pasivos servirán para financiar a los socios y a la propia Cooperativa. Los préstamos, generalmente a medio o largo plazo, y los créditos, anuales, ayudan a los socios a conseguir la financiación necesaria para la explotación de sus fincas o actividades. Otras Secciones de la Cooperativa (tienda de suministro, gasolinera, …) que facturan al socio pueden realizar los cargos a las cuentas-Sección de los mismos. De igual modo los abonos (ventas de las cosechas, subvenciones, nóminas) también podrán ser anotados.
Las ventajas son evidentes para la Cooperativa: cobra intereses por el aplazamiento de los pagos, controla el total del riesgo del socio y consigue una tesorería más desahogada. Una última ventaja es la fidelización con nuestro socio-cliente.
El problema anteriormente mencionado sobre la imposibilidad de acceder al sistema bancario puede ser resuelto, y de hecho lo esta, utilizando el sistema de “doble cuenta”. La Cooperativa firma un acuerdo de colaboración con un banco o caja. Por cada cuenta en la Sección se apertura una en la otra entidad. Sobre las cuentas-banco se logra acceder al sistema bancario (transferencias, pago pensiones, telefonía etc.). Diariamente los saldos de las cuentas-banco son igualados a una cantidad fijada y las diferencias son abonadas o cargadas en la cuenta general de la Sección mantenida en el banco. La solución informática para la correcta gestión de la Sección de crédito no se reduce a una contabilidad con liquidaciones de intereses, va mucho más allá. Prácticamente opera como un Banco o Caja aunque con características que la diferencian de estas. Partiendo de estas premisas los planteamientos de salida para el desarrollo del aplicativo serán: la normalización, parametrización y visión de producto abierto al grupo de clientes.

2. Implantación TIC´s (Hardware, Software, Comunicación, Formación y Asistencia) en una Sección de Crédito

Aplicar las Tecnologías de la información y comunicaciones (Tic´s) ha sido y será imprescindible para incrementar la competitividad y la productividad de las empresas. La gran banca fue un sector pionero en informatizar su negocio. Grandes sistemas hardware y miles de líneas de código movían las cuentas y operaciones de sus clientes. Frente a estas fuertes inversiones, las Secciones pequeñas y disgregadas eran incapaces de cubrir estos costos (provincialmente hubo algún intento fracasado de aglutinar su informática).

Descartados los grandes centros de cálculo, será con la aparición de los Pc´s cuando se hace accesible para las Secciones soluciones informáticas. La evolución en las prestaciones del hardware y su abaratamiento nos ha conducido a entornos gráficos y a solicitar a los sistemas cada vez “más”: más operatoria, más personalización, más integración, más comunicación, más seguridad. En la actualidad, las soluciones globales (hardware + software + conocimiento ) como la que presenta Gregal Soluciones Informáticas, S.L http://www.gregal.info destinadas específicamente a las Secciones de Crédito dotan de armas con las que luchar en el competitivo mercado financiero.

Hardware y Software base

La arquitectura debe adecuarse a tres factores: tamaño (número de usuarios concurrentes y volumen de datos), distribución (uno o varios centros) y previsión de crecimiento. Resulta absurdo sobredimensionar con dispendios que nunca repercutirán en beneficio para la cooperativa. Atendiendo al número de usuarios y centros de trabajo se ha optado por una solución hardware escalable.

Para una Sección mínima con un usuario solo será necesario un PC o pequeño Servidor con sistema operativo Windows Vista o Server 2008 (recomendado). En cuanto el número de usuarios aumenta iremos hacia una topología Cliente-Servidor formado por un Servidor Central provisto de Windows Server 2008 y PC´s con Windows Vista. El servidor central cumplirá las siguientes funciones: 1) Servidor de Seguridad – Acceso, Usuarios ….; 2) Servidor de Aplicaciones; 3) Servidor de Base de Datos; y 4) Sistema de backup. Finalmente, si la cooperativa dispusiera de varios centros, añadiríamos una Red Privada Virtual (RPV) que nos garantizara la comunicación y seguridad adecuada.

Funcionalidad Software

Podemos categorizar las funcionalidades en seis grupos:

1. Mantenimiento (aperturas, modificaciones, cancelaciones, extractos de comunicación de operaciones), periodificación y liquidación de: libretas ahorro, cuentas corrientes, cuentas créditos, imposiciones y préstamos.
2. Caja o ventanilla con la introducción de movimientos de cargos y abonos sobre las cuentas, tanto operaciones de metálico como de no metálico: pago de cheques, pago y cobro de recibos, ingresos de cheques otras entidades, transferencias, traspasos entre cuentas etc. Consulta de: saldos, personas relacionadas, extractos movimientos por pantalla y por impresoras, domiciliaciones, cheques asignados etc.
3. Operaciones de compensación: Operaciones de cargo/abonos de documentos físicos: recibos, facturas etc. Mediante dos métodos: por cuentas o por remesas (cargos/abonos múltiples de la misma operación sobre muchas cuentas.)
4. Truncamiento: Gestión de movimientos cargo/abono sobre cuentas recibidos mediante soporte electrónico formatos correspondientes a la Asociación Española de Banca http://www.aebanca.es/. CSB 19, 34, 43 etc. Conciliación bancaria, recibos domiciliados, cheques, transferencias, cargos y abonos.
5. Generación de ficheros al exterior para abonar o cargar operaciones a través de otra entidad financiera o gestionar la “doble-cuenta”.
6. Otros procesos: Inventarios mensuales de todo tipo de cuentas, informes de gestión y de auditoria, fin de día automático, tratamiento automático de la cartera de préstamos, liquidación y renovación automática de plazos fijos, diario de operaciones, cartas de notificaciónadasdads de operaciones, conexión con contabilidad, declaraciones fiscales (123, 126,181,191,193, 196 y 347) y obligaciones de carácter autonómico.

Comunicación Electrónica

Las tradicionales cartas enviadas por la Sección de crédito a los domicilios de los titulares adolecen de defectos: tardanza, acceso físico, costes elevados ….

Internet (utilizando tecnologías Web. Apache, Tomcat) nos puede ayudar a reducir estos costes y ofertar a nuestros socios-clientes la comunicación de las posiciones y datos fiscales desde cualquier navegador conectado a la red. https://test.ispsecciondecredito. com/

Esta peculiar Sección electrónica toma los datos del servidor de Sección de Crédito. La información es comprimida y tras validarse el administrador con usuario y contraseña en el navegador se sube encriptada con un protocolo SSL 128. Ya en el servidor de Internet la Base de datos se descomprime y pone en producción.

Este funcionamiento OFF-LINE garantiza la seguridad en el servidor de la Cooperativa, no es accesible, y además facilita a la cooperativa el paro de la presentación de movimientos.

Los usuarios al igual que los administradores deben entrar validando su usuario y contraseña. Las operaciones a realizar serán: consultas de cuentas de ahorro, corriente, créditos y sus históricos, consultas plazos consultas préstamos y cartera consultas fiscales, solicitud de transferencias.

Modelo Formativo

La formación tanto teórica como operativa es fundamental para la competitividad de la Sección de Crédito, no debemos olvidar que en el mercado financiero la innovación de productos esta a la orden del día. Es indudable que en una implantación inicial el modelo clásico presencial profesor alumno es el más adecuado. Pero la continúa evolución del producto obliga a formar de una manera continúa efectiva y económica.

El actual modelo formativo utiliza los medios: presencial, telefónico, correo electrónico, hipertexto y la hipermedia. Ha sido precisamente la hipermedia (video, animaciones, grabaciones) una de las mejoras que han sido más agradecidas por los usuarios. Mediante los videos el operario puede comprobar exactamente como son los procesos y elecciones para ejecutar. Añadir que para procesos cuya frecuencia es escasa (anuales, trimestrales) las grabaciones son la mejor herramienta para una correcta explotación de los datos.

Los Sistemas Interactivos de Enseñanza y Aprendizaje abren unos nuevos horizontes en el ámbito formativo. Mediante una Arquitectura de Hipermedia Adaptativa se permite la autoformación personalizada en multisesiones. El nivel inicial, puesto de trabajo, preferencias o navegación son factores que gestionarán los flujos (orden y cantidad) de la información.

Actualizaciones y mantenimiento

Objetivo de Gregal es dar el mejor servicio reduciendo los costes temporales y económicos. Los servicios de Internet de nuevo se ponen a disposición de las Secciones.

Las tareas de actualización (descarga y auto instalación) de la aplicación se automatizan. La descarga de los ejecutables se hace desde servidores seguros de Internet a petición de los usuarios. Para las tareas de mantenimiento por parte de Gregal las conexiones por terminal remoto y accesos a los puestos de trabajo aceleran los tiempos de respuesta.

3. Corolario

El modelo presentado aplicando Tic´s ofrece a la Sección de crédito todos los aspectos: el software y hardware, comunicaciones, el asesoramiento operativo y funcional.

La reducción de costes y evolución de las tecnologías de comunicación han conducido a la explotación y mantenimiento de las aplicaciones por conexiones remotas reduciendo drásticamente los tiempos de respuesta y costes en la inclusión de mejoras o resolución de incidencias.

Direcciones Internet

www.secciondecredito.com Sección de Crédito
www.gregal.info Gregal Soluciones Informáticas, S.L.
www.boe.es Boletín Oficial del Estado.
www.aeat.es Agencia Estatal Tributaria.
www.aebanca.es Asociación Española de Banca.

http://www.uv.es/cidec/documents/noticiascidec/NotCIDEC_52_tema.pdf

Artículo publicado en la revista “Noticias de la Economía Pública Social y Cooperativa” nº 52

Autor Jose Vicente Sorni Ferrer.

Modelo de Explotación
¿ Por qué este modelo ?

1) Experiencia

2) Existencia de un

“conocimiento en el dominio cooperativo”

3) Amplia casuística recogida – Parametrización.

“La rueda esta inventada”

Arquitectura Hardware y  Comunicaciones

Dimensión= F(tamaño, distribución, previsión)

Tamaño = usuarios concurrentes y volumen datos

Distribución = nº de centros

Previsión = crecimiento, alianzas, integraciones …

Estructura Cliente Servidor

Servidor:

Seguridad, accesos, usuarios.

Servidor de aplicaciones.

Servidor de Base de Datos

Sistemas de backup

Puestos de trabajo:

PC = Aplicación + ofimática + otros.

RDP = Remote Desktop Protocol.

Comunicaciones y dispositivos

Redes cableadas o inalámbricas. (Intranets, Extranets)

Conexionado: básculas, calibradoras, dispensadores,  …

Tarjetas magnéticas, Chips de proximidad, PDA,

Dispositivos biométricos.

Seguridad

FÍSICA:   Redundancia

Copias seguridad

LÓGICA:   Antivirus

Accesos (auditoria, seguimiento, ..)

COMUNICACIONES: Intranet, VPN,  extranet

Modelo Formativo

Perfiles formativos:   Ingenieros agrícolas,

Graduados sociales,

Economistas,

Informáticos …

Consultores

Perfiles laborales:         Técnicos de campo,  Gerentes,                 Asesores, y de la casa

DOMINIO:          NEGOCIO y PRODUCTO

Formación usuario

Presencial

Teleformación.

Manuales – HTML – F1

Hipermedia

Sistemas hipermedia adaptativa

Plataforma informatica para secciones de credito
Modelo de seccion  de credito en coooperativas

Requirimientos plataforma informatica secciones de credito

Requerimientos tecnicos
Requerimientos seguridad, auditoria y fiabilidad
Funcionalidad de uso (usabilidad)
Funcionalidad operativa (mantenimiento de maestros y procesos)
Entorno de desarrollo y explotacion

Funcionalidades operativas seccion de credito, maestros y operatoria
Titulares, cotitulares, avalistas, autorizados, representantes, menores.
Doble cuenta, cuenta seccion de credito y cuenta entidad bancaria.
Cuentas: ahorro, corrientes, plazos, creditos, prestamos, avales, efectos.
Tarjetas, fidelizaciones, puntos.
Ventanilla, compensacion, entradas movimientos.
Ingreso cheques, pagare, talon.
Correspondencia postal, comunicaciones internet, banca electronica, liquidaciones
, extractos, cartas movimientos, cartas operaciones, cartas fiscales impresion
certificados de renta.
Gestion crediticia,Avales, Préstamos y Créditos estudio, concesion, contrato, cartera de prestamos, cobros,
impagados, mora, cobros parciales, comisiones de impago, renovacion interes,
referencias tipos de interes.
Generacion ficheros, recepcion y tratamiento ficheros AEB 34, traspasos automaticos cuetnas.
Generacion ficheros, recepcion y tratamiento ficheros AEB 19, domiciliaciones cuentas.
Informes, Bussines Intelligence, balances, total por productos.
Tipos de interes: refernecias a indices, renovaciones, tramos, franquicia.
Depósitos a la vista: Cuentas corrientes y Cuentas de Ahorro.Depósitos o imposiciones a plazo fijo.
Actualizaciones de programa.
Actualizador de libretas Ahorro.
Anexo 5 consellería.
Anuales y fiscales.
Apertura de puestos.
Aportación de Socios.
Asientos Tipificados. Asientos variacion.
Asignacion talonarios a cuenta.
Auditoria de procesos.
Autorizados. Autorizados en cuenta.
Avales.
Bankinter.
Bloqueo de cuentas. Bloqueos.
CRV. Cheques.
CSB 19Domiciliación. CSB 34 – Transferencias .
CSB 43 CSB 43 Bancos y Cajas CSB 43 .
Ficheros y conciliación CSB 43. Regularización CSB 60 .Ayuntamiento CSB 63 .
Recaudación Ejecutiva.
Calendarios.
Cambia cuentas.
Cedentes.
Chequeos Chequeos y retrocesos. Clases de Disposición. Claves gescredito_e .
Comparador base datos.
Compensación. Computabilidad.
Conceptos Contables. Conceptos Divisas.
Configuracion asientos .
Configuración de Menus. Configuración hardware.
Conformidad talones.
Contabilidad con Asientos .Contables Contables Grupos .Contables Planes.
Corriente.
Criptografia.
Cuadre de puestos.
Cuenta Fiscal. Cuentas Contables.Cuentas cambiadas.
CÓDIGOS.
Cálculo Dígitos de Control.
Códigos Códigos Postales .Códigos de Personas. Códigos de municipio .Códigos de truncamiento.
Datos Configuración Debe / Haber.
Delegaciones .
Descarga gescredito_e.
Descarga movimientos histórico.
Destino listado .Divisas Bankinter .
Domicilios especiales. Dotación insolvencias .
ENLACES CONTABLES.
Efectos Comerciales.
Eliminados.
Elimino ordenantes .
Empleados. Empresa.
Encriptacion.
Enlaces contables.
Entidades .
Equivalencias. Cuentas (Abono y Conciliacion) .
Equivalencias Cuentas. (Abonos y Cargos).
Equivalencias .Visa.
Especies .
Estadísticas mensuales.
Extractos Fin de día automático y cartas Finalidad Fiscal.
Funciones de libreta General.
Generar abonos y cheques .
Gestión Gestión cuentas .Grabador de tarjetas .
Grabador general. Gvalcol .
HISTÓRICOS .Hipotecarios. Historico Contabilidad .Históricos Importador de base datos .
Informes Informes varios. Instalación.
Interes Modalidad Cálculo. Interes Variables histórico .Interes Variables referencias.
Liquidación. Liquidar .
Listados a fecha.
Mantenimiento Mensuales e informes .Modelo 347 .
Movimientos Nif . Tipo Nif .
Notas impresión. Notas informativas de cuentas .Notificación descubiertos .
Obligaciones fiscales.
Oficinas de intercambio.
Operaciones. Operaciones Compensación. Operaciones Externas. Operaciones Ventanilla .
Operaciones banco .
– A.E.B Ordenantes .
Organización .Paises .
Parametros por perfil. Parámetros Listados (unix) .Parámetros Listados (windows).
Parámetros de Gestión .
Perfiles usuario .
Periodificación .Periodificar .
Permisos de campos del perfil generico. Permisos de campos por perfil usuario .
Permisos por programa .Permisos por programa y usuario .
Personas Planes de Cuenta .
Plazos Fijos.
Poblaciones .
Prestamos.
Procesos Diarios .
Préstamos.
Puertos TPV.
Puesto de trabajo.
Puntos Visa .
Recepción .
Recibos de préstamos.
Referencia Catastral .
Relaciones en cuenta .Relación Fiscal. Relación Persona – .
Cuenta Remesa conmpensación .Remesas Remesas Compensación .
Responsabilidad .
Retenciones .Retenciones asociadas a cuenta .Retenciones asociados a cuenta Riesgos – .
Garantías Saldar cuentas deudoras .
Saldos a fecha .
Seguridad Simulador préstamo .
Sorteos Statistcs .
TPV / Cajero .
TRUNCAMIENTO .
Talones .
Tarifas Gastos .
Tarifas SEPIVA .
Texel .
Timbres .
Tipo de Finalidad .Tipo de Garantía Real. Tipo de Moneda. Tipo de Operaciones de Cajero .
Tipo de Plazo .Tipo de Situación .Tipo de Situación Concursal .Tipo de operaciones .
Tipos Cuentas Tipos de Bloqueos. Tipos de Contadores .Tipos de Personas. Tipos de Socios Tipos de Talonarios .
Tipos de Transferencias Tipos de Vías. Tipos de cuentas .Tramos Truncamiento .
Usuarios.
Varios.
Ventanilla .
Gestión de cuentas
Las cuentas corrientes y ahorro, las imposiciones a plazo , los préstamos, créditos, avales y aportaciones de capital son los gestionados.
Las operaciones contempladas son: aperturas, concesiones, cancelaciones, liquidaciones, periodicaciones, extractos de comunicación de operaciones, cartas, amortizaciones de préstamos, pagos de recibos de préstamos, etc.
Se contemplan todas las obligaciones normativas y fiscales (contratos, comunicación TAE, cuadros, retenciones ….)
Siempre existe la posibilidad de retroceder las operaciones realizadas. Eliminando: aperturas,concesiones, amortizaciones, e incluso las liquidaciones y comunicaciones.
Las cuentas son agrupadas en familias (planes) con similares características aunque se permite llegar a especificarse a nivel cuenta valores propios.
Cuando opera sobre grupos de cuentas como en las liquidaciones y extractos la aplicación mostrará aquellos planes conforme a la operación. Por ejemplo al extractar corrientes sólo aparecerán los planes cuyo indicador de extractar sea cierto.

Operaciones de ventanilla
Mediante Ventanilla se seleccionan las cuentas y se introducen los movimientos, cargos y abonos.
Los operaciones (configurables) serán: generales, pago de cheques, pago y cobro de recibos, ingresos de cheques otras entidades, transferencias, traspasos entre cuentas etc.
Se ha puesto todo el empeño en que sea intuitivo, rápido y fácil dotándola de numerosas utilidades: búsqueda por cuenta, por cualquier dato del cliente, recuperar la última cuenta sobre la que se ha operado. Los movimientos pueden ser consultados, eliminados, (impresos pantalla, laser, impresora de libretas).

Operaciones de compensación
Acelerar la incorporación de operaciones de no metálico es posible gracias a la compensación. Dos métodos para el mismo en: compensación por cuentas o por compensación remesas.
La compensación por cuenta es similar a la ventanilla ya descrita. Las particularidades de este modo de operación se centran en el tipo de operaciones (no metálico), la no solicitud de documentos de impresión, y en el retardo en la modificación del saldo capital de las cuentas hasta su final incorporación.
En la compensación remesas el aspecto se muestra como la típica pantalla factura con líneas de detalle. Cada línea detalle corresponderá con un movimiento para una cuenta. Al ir desplazándose línea por línea se obtendrá los datos de cada una de ellas con sus saldos y el estado del movimiento. Se pueden detener, forzar, o permitir si es posible la incorporación de movimientos. Como en el resto de la aplicación la búsqueda de cuentas esta garantizada por un variado abanico de opciones.

Truncamientos
La inclusión de gestión de cargos y abonos, doble cuenta y conciliaciones son algunas de las opciones presentes en el truncamiento.
Gestión de movimientos cargo/abono: recibidos sobre cuentas mediante soporte electrónico con formatos de la Asociación Española de Banca. CSB 19, 34, 43 etc. Gracias a la presente es posible abonar o cargar en las cuentas de la sección, masivamente, operaciones generadas en otras entidades financieras o secciones de la propia empresa (gasolineras, tiendas,..). Gestión doble cuenta: Los movimientos realizados en otra Entidad Financiera (La Caixa, Caja Campo…) son volcados directamente en las cuentas cliente. Esto se consigue con la equivalencia en la relación cuenta sección y cuenta entidad financiera.
Conciliación bancaria: Es posible conciliar los movimientos en el histórico. Ya sea contra otras cuentas o sobre si misma ayudados por programas de conciliación.

Otros procesos
Incluidas en este punto a modo de ejemplo: Inventarios mensuales de todo tipo de cuentas, informes de gestión y de auditoria, fin de día automático, tratamiento automático de la cartera de préstamos, liquidación y renovación automática de plazos fijos, diario de operaciones, cartas de notificación de operaciones, conexión con contabilidad y declaraciones (autonómicas y AEAT en especial: 181 – Declaración informativa de préstamos y créditos, y operaciones financieras relacionadas con bienes inmuebles y 126, 196, 347 …)

Hardware financiero
El hardware para empresas financieras y entidades de crédito: es específico, aumenta los rendimientos de la empresa y proporciona valor añadido al cliente. Para la explotación de la empresa podremos hablar de necesidades: software, hardware y de comunicación. Dentro del hardware nos vamos a centrar en aquellos “dispositivos” específicos para estas “Entidades Financieras”. La utilización de libreta de ahorro, es una arraigada tradición en la clientela española. Para su impresión haremos uso de impresoras financieras y actualizadores automáticos. La impresora financiera funciona, a la vieja usanza, martilleando agujas. Las ventajas son: duración, economía y fiabilidad. Además en la impresión de documentos permite el autocopiado (copias para: cliente, destinatario y caja).
La banda magnética en la libreta además nos facilitará el trabajo de dos modos: lectura automática de la cuenta (reducimos los errores de tecleado), y en los actualizadores automáticos elimina el trabajo del operario.
La impresora financiera así deberá disponer de lector-grabador de banda magnética para estos fines. Los modelos más completos incluyen scanner simultáneo de ambas caras.
Los actualizadores de libreta automáticos disminuyen los costes de la sección y reducen los tiempos de espera en las colas de ventanilla. Tras introducir la libreta este dispositivo buscará la posición libre para seguidamente descargar los movimientos históricos pendientes.
Los recicladores de efectivo son dispositivos accesibles solo por los operarios. El reciclador nos sirve como: caja fuerte, validador de billetes, contador, y almacén de documentos. Como caja fuerte dispondrá: de alarma, protección ignífuga, protección antisísmica etc. Como validador verificará la autenticidad de los billetes que se introducen y el importe total de las operaciones. Las ventajas evidentes serán: seguridad y eliminación errores humanos.
Los grabadores y lectores de tarjeta magnética nos servirán de medio de pago.
Ya par a finalizar gracias a estas tarjetas y libretas usaremos los cajeros automáticos para la disposición de efectivo, consultas, etc..
En conclusión vemos que el hardware para entidades de crédito: es específico, aumenta los rendimientos.